Gestão da conformidade dos transportes | Fontes e estratégia

Gerir uma rede de transportes grande e complexa é difícil. Garantir a capacidade e o serviço, adjudicar e expedir cargas e gerir as relações com os transportadores, mantendo os custos baixos, não é tarefa fácil.

O processo começa frequentemente quando os expedidores realizam RFP de transportes regularmente programados e adjudicam contratos aos transportadores para um determinado período. Assim que os prémios são anunciados e é criado um novo guia de encaminhamento com base nos prémios de RFP de transporte, a expetativa é que a carga seja entregue às transportadoras premiadas nas quantidades previstas.

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No entanto, mesmo com o planeamento e a preparação mais ténues, este plano muitas vezes desmorona-se imediatamente após a entrada em funcionamento. Os expedidores que não estão equipados com os dados necessários, o nível correto de visibilidade e um processo definido para resolver áreas de não conformidade encontram-se nesta situação. A maioria dos expedidores concordaria que a conformidade com as guias de encaminhamento é uma oportunidade fundamental para melhorar as suas operações de transporte, devido às implicações de custos associadas.

Onde começa a não conformidade no transporte?

A não conformidade é causada por um grande número de perturbações na rede, incluindo a natureza naturalmente variável do volume de um expedidor, a combinação de faixas e a sazonalidade, bem como o realinhamento gradual das transportadoras para uma base de clientes em mudança ao longo do ano.

Embora estes factores de mercado possam ter influência nas métricas de conformidade, a realidade é que, muitas vezes, os expedidores não têm as capacidades ou a disciplina operacional para garantir a adesão às suas adjudicações de RFP de transporte.

Aplicar a estratégia de alto nível definida através do sourcing até ao nível tático é um desafio. As equipas de expedição e de gestão de transportes têm, antes de mais, a responsabilidade de cumprir os requisitos diários de recolha e entrega. No terreno, são disponibilizados poucos recursos e informações, introduzindo o erro humano na cadeia de valor do transporte. Muitas vezes, o cumprimento do plano é posto de lado em favor de se fazer o que for necessário para retirar a carga do cais. Nalguns casos, os expedidores não estão equipados com ferramentas que proporcionem visibilidade estratégica a todas as suas equipas de transporte ou utilizam sistemas com funcionalidades limitadas para garantir a conformidade. Noutros casos, o guia de encaminhamento é vagamente definido ou utilizado apenas como sugestão.

Isto resulta na adjudicação de envios a transportadores fora do guia de encaminhamento para uma determinada via, ou na atribuição excessiva ou insuficiente a transportadores específicos, mesmo que sejam considerados transportadores adjudicatários principais. Em pouco tempo, o mix de transportadoras nessas rotas está permanentemente desequilibrado e quaisquer eficiências ou economias de custo identificadas por meio da RFP de transporte evaporaram.

Embora os expedidores devam examinar atentamente suas atividades de licitação e práticas operacionais, é igualmente importante acompanhar as respostas das transportadoras às licitações para entender onde o desempenho das transportadoras não está alinhado com as expectativas de roteamento. Os transportadores estão a aceitar habitualmente uma elevada percentagem das cargas que lhes são propostas nas rotas adjudicadas? Os transportadores recentemente adicionados estão a responder aos pedidos de propostas que lhes são enviados? Registou-se alguma tendência nas últimas semanas? Ter estes indicadores à mão permite relações transparentes e baseadas em dados com os transportadores, em que ambas as partes concordam com as expectativas de capacidade e com o melhor ajuste.

O incumprimento por parte do transportador pode resultar de desequilíbrios entre a oferta e a procura do seu equipamento. Mesmo que lhes seja adjudicado um contrato, o equipamento dos transportadores pode ser puxado para outro local por cargas de outros expedidores, tornando as vias adjudicadas pouco adequadas à sua rede e forçando o incumprimento. Os transportadores também variam em termos de dimensão e capacidade técnica e podem estar a tomar decisões de aceitação de propostas abaixo do ideal devido à falta de visibilidade ou de planeamento.

Os dois tipos de incumprimento são igualmente prováveis e podem custar aos expedidores centenas de milhares de dólares por ano em custos de transporte adicionais inesperados. Felizmente, é possível identificar as causas principais da não conformidade e implementar um plano de ação para resolver estes factores de custo.

Como executar uma gestão eficaz da conformidade dos transportes?

Com tantas variáveis para gerir, pode ser difícil para os expedidores acompanharem o desempenho das suas redes. Manter e aderir a um guia de roteamento, e a gestão ativa da conformidade são fundamentais para o sucesso da gestão de transportes, pois permitem melhores relações entre embarcador e transportadora e otimizam o custo do transporte.

Com o programa de Gestão de Conformidade e Desempenho da Breakthrough: os embarcadores ganham visibilidade total de cada transação que ocorre em suas redes e painéis interativos que mostram o desempenho de cada transportadora e pista. Com isso, vem a garantia de que os embarcadores podem se concentrar na execução do dia a dia, enquanto a Breakthrough: fornece uma análise aprofundada e itens de ação semanais direcionados. Ajudamos os embarcadores a resolver áreas de não conformidade, reduzir custos e fortalecer parcerias entre embarcadores e transportadoras.

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